Peste 50 de lucruri pe care un wedding planner le face în ziua nunții la care nu te-ai gândit niciodată

​

​

Pe langă serviciile discutate și contractate dintre miri și un wedding planner, sunt muuuulte alte lucruri pe care acesta le face în timpul pregătirilor din ziua nunții. Multe dintre aceste lucruri nu sunt discutate cu mirii de la început întrucât fie sunt lucruri mărunte dar care fac să meargă întreg procesul de organizare, fie sunt întâmplări neprevăzute care nu se pot anticipa dar trebuie rezolvate pe loc.

 

Chiar daca unele din cele enumerate mai jos nu intra DELOC în atribuțiile unui wedding planner și nici a echipei sale, acesta le va face cu siguranță (în limita timpului disponibil) să se asigure că totul decurge cum trebuie. Într-adevăr, cu cât se întâmplă mai multe neprevăzute, cu atât munca wedding planner-ului este îngreunată și se abate de la sarcinile pentru care a fost angajat în primă fază de către miri.

De cele mai multe ori, dacă serviciile respective nu implică un cost suplimentar, mirii nu vor afla niciodată de ele. Un wedding planner preferă să ia asupra sa tot stresul evenimentului astfel încât mirii să se bucure de eveniment cu adevărat.

Ca exemplu, nu intră în atribuțiile unui wedding planner să măture locația dar dacă își dă seama că nimeni din locație nu o va face (deși au fost rugați sa o facă și deși este doar atribuția lor) și nu mai este timp de așteptat, atunci wedding plannerul va face tot posibilul să găsească o matură să rezolve situația. În acest timp pierdut cu măturatul locației, de cele mai multe ori wedding plannerul sigur are altă activitate în agendă cum ar fi de exemplu să verifice încă o dată dacă place cardurile sunt așezate corect la mese și numărul de scaune corespunde cu schița sălii sau chiar să se ocupe să facă modificări de set up de ultim moment cerute de către miri cu puțin timp înainte de ajungerea lor în locație, sau chiar să observe că un furnizor nu a ajuns la timp și întârzie.

NU EXISTĂ eveniment la care să nu apără ceva neprevazut în ziua pregătirilor. Ca măsură de siguranță, noi întotdeauna începem pregătirile cât de devreme ne permite locația. Știm că inevitabilul se va produce, important este că totul să se termine cu bine!

Din acest motiv, un wedding planner va încerca întotdeauna să colaboreze cu furnizori de calitate care aduc doar plus valoare evenimentului și va încerca să elimine din portofoliul său furnizorii care nu prestează serviciile corect, care îngreunează tot procesul de pregătiri din ziua nunții și care din cauza lipsei de profesionalism pot influența în mod negativ evoluția întregului eveniment.

​

​

Vă lăsăm mai jos câteva exemple:

1. Manipulează fizic mesele și scaunele și le pune pe poziții conform schiței sălii atunci când există riscul ca locația sau furnizorul contractat să nu fie gata la timp

2. Pune fețele de masă când furnizorul nu se poate ocupa din lipsa timpului sau a personalului

3. Împachetează șervetele

4. Calcă fețele de masă șifonate dacă locația nu se ocupă

5. Dă cu mătura/aspiratorul în cazul în care un furnizor face mizerie iar locația nu dorește să se ocupe de acest lucru

6. Pentru a evita certuri între miri și membrii familiei/invitați, wedding plannerii își pot asuma diverse decizii ale mirilor

7. Gestionează și rezolvă situația atunci când un furnizor întârzie și ajunge cu foarte puțin timp înainte de eveniment

8. Confruntă orice furnizor care nu prestează serviciile agreate prin contract și face tot posibilul ca mirii să nu fie dezavantajați

9. Se asigură că tortul este exact cum a fost agreat cu mirii și în caz contrar cere furnizorului să rezolve problema în timp util

10. Decorează tortul de nuntă cu flori atunci când floristul nu este prezent la eveniment

11. Dacă se întâmplă ca floristul să livreze în locație flori care nu sunt conforme cu cele discutate, wedding plannerul se ocupă să refacă unele aranjamente sau să cheme floristul pentru a rezolva problema în cazul în care diferențele sunt majore

12. Merge sa cumpere băutură în cazul în care locația rămâne fără și nu există alte persoane care să o facă

13. Gestionează probleme cu unii invitați turmentați

14. Are grijă de plicurile cu dar ale mirilor dacă aceștia solicită

15. Se asigură că sparklers sunt aprinse la timp de către invitați și se asigură că aceștia au cu ce să le aprindă

16. Își rezerva timp în ziua nunții pentru a aranja diverse elemente în camera de pregătiri a miresei: oglinda în cazul în care nu există, flori, baloane, pahare și șampanie, dulciuri, rochia de mireasă, rochiile domnișoarelor de onoare etc. Se ocupă și de decorul din camera mirelui.

17. Ajută mireasa cu refacerea coafurii în cazul în care nu a fost fixată bine de către hair stylist

18. Amintește invitaților să nu plece fără mărturie sau tort în cazul în care acesta se dă la pachet

19. Conduce invitații la mese în cazul în care hostessele sunt foarte aglomerate sau vreunul dintre invitați nu își găsește locul pe opis

20. Aranjează numerele de masă și place cardurile conform schiței agreate cu mirii

21. Se asigură că numărul de scaune de la fiecare masă este cel corect

22. Se asigură că bebelușii au scaun special în cazul în care locația dispune de astfel de logistică

23. Se asigură că și copiii pentru care părinții nu au cerut meniu au scaun la masă și au unde să se așeze

24. Se asigură că invitații cu nevoi speciale care vin în scaun cu rotile au suficient loc la masă și suficient loc să se deplaseze cu usurință

25. Mută logistica de afară la interior în cazul în care începe ploaia

26. Încearcă să găsească posesorul unor lucruri pierdute cum ar fi: bijuterii uitate la baie, telefoane mobile sau poșete etc

27. Se asigură că are întotdeauna la dispoziția mirilor trusa de urgența ce poate conține: plasturi, ac si ața, ace de sigurantă, pastile de dureri etc.

28. Se asigură că toți furnizorii respectă programul agreat astfel încât mirii să aibă mai mult timp pentru dans și socializare

29. Invită politicos înăuntru invitații aflați pe terasă în cazul în care are loc un moment important sau se servește mâncarea

30. Anunță subtil parinții și nașii că urmează dansul mirilor sau momentul tortului astfel încât aceștia să nu rateze momente foarte importante

31. Anunță șeful de sală când trebuie să servească tortul sau șampania astfel încat atunci când se face anunțul oficial, toată lumea să știe ce are de făcut

32. Se ocupă de organizarea locurilor de parcare în cazul în care locația nu are o persoană desemnată pentru acest lucru

33. Organizează invitații pe scaune la ceremonie și anunță venirea mirilor astfel încât toată lumea să fie pregătită

34. Coordonează momentul venirii miresei către locul de ceremonie cu bandul/DJ astfel încât să aibă loc o sincronizare perfectă între muzică și începerea ceremoniei, la fel și la finalul ceremoniei – se asigură că muzica începe numai după ce preotul a terminat slujba

35. Se asigură că șoferii mașinilor închiriate de către miri să ajungă la destinația corectă și să nu se piardă pe drum

36. Se asigură că fotografii și videografii să aibă detaliile corecte referitoare la adresele locațiilor dar și la timingul stabilit: loc de pregătire, hotel, biserică/ceremonie, party

37. Se sfătuiește cu fotografii și videografii despre lumina potrivită care ar trebui să fie în locație astfel încât să iasă și pozele bine dar să fie și atmosfera potrivită în sală (să nu fie nici prea puțină nici prea multă lumină când dansează invitații, la momentul dansului, la momentul tortului etc)

38. Se asigură că șervetele sau tacâmurile închiriate nu sunt rătăcite/aruncate de către ospătarii care debarasează mesele

39. Se asigură că nimeni nu calcă/murdărește covorul roșu/alb aranjat special pentru primirea mirilor și a invitaților în locație sau pentru ceremonia religioasă

40. Amintește fotografilor și videgrafilor să nu rateze cadre cu detalii, decorul din locație, candy barul, cheese barul, lemonade barul etc înainte să vină toți invitații

41. Atenționează fotografii și videografii înainte de fiecare moment important astfel încât să fie la locul potrivit și cu echipamentele deja pregatite

42. Găsește soluție în ziua evenimentului când pernele scaunelor din locație sunt murdare și trebuie schimbate toate iar cei responsabili din locație nu se pot ocupa

43. Cere să fie schimbate fețele de masă când acestea sunt murdare sau arse sau le schimbă personal dacă persoana responsabilă nu o face

44. Se adaptează și găsește soluții atunci când locația nu oferă logistica necesară discutată și agreată. Se poate de exemplu ca locația să spună în ziua nunții că nu are masă disponibilă pentru candy bar deși acest detaliu a fost discutat clar inainte de eveniment. Wedding plannerul fie găsește o masă, fie găsește o soluție ingenioasă de a înlocui acea masa

45. Se asigură că persoana responsabilă cu curățenia la bai iși face datoria astfel încât să fie mereu curat și să miroasă frumos

46. Se ocupă să cumpere toate cele necesare pentru bai: hârtie igienică, săpun, lumânărele, bețișoare parfumate etc în cazul în care locația nu pune la dispoziție

47. Are grijă că în cazul în care ceremonia religioasă are loc în locație, preotul să aibă tot ce ii trebuie: pișcoturi, vin, miere etc

48. Are întotdeaua un prelungitor de rezervă în cazul în care vreun furnizor nu dispune de cele necesare deși a fost inștiințat în prealabil că va avea nevoie la eveniment

49. Găsește soluții atunci când apar persoane la eveniment care nu au confirmat și nu au un loc alocat la mese

50. Platește diverși furnizori pentru care mirii au uitat să pregătească plic cu bani

51. Se asigură că momentele importante nu sunt întrerupte de copiii prezenți la eveniment

52. Debarasează mesele de cocktail atunci când ospatarii din locație nu se ocupă corespunzator

53. Se asigură că sunt suficiente scrumiere pe mese

Și, nu în ultimul rând….are grijă ca mirii să fie relaxați, să se distreze, să mănânce, să danseze și să se simtă ca niște invitați la nunta lor!!!!

 

 

 

Cu drag,
Izabela & Larisa, Monticello Events

​

​

​

​

​

​